Книга учета материальных ценностей

Книга учета материальных ценностей применяется на предприятии для контроля остатков, движения МЦ. Заполняется во время ревизий на складах, используется в качестве инструмента мониторинга выдачи материалов, получения, основания для восполнения запаса. Относится к внутренней документации, применяется на предприятиях различной формы собственности, для логистических компаний, складов.

Назначение

Товарно-материальные ценности – продукция, разделяемая на три группы:

• для продажи при ведении коммерческой деятельности;
• сырье для производственного процесса (зависит от деятельности компании);
• продукты, требуемые для предоставления услуг.

Хранение осуществляется на оборудованных складах. Оценка остатков осуществляется по наличию. Для этого учитывают движение МЦ, выдачу или поступление. Запасы на предприятии включают в себя все материалы, которые содержатся на складах. Журналы, которые используются для контроля движения, позволяют точно рассчитать остатки, заказать поступление, определить пересортицу, нехватку товаров. Для мониторинга регулярно проводят инвентаризации. Частота закрепляется приказом руководства, но не может быть реже 1-го раза в год, что отвечает нормативам Пр. №241 от 31.03.15.

Кроме плановых проводятся внеплановые ревизии. Основаниями выступают:

• при установлении факта порчи материалов, злоупотребления, хищения, нарушениях со стороны персонала;
• перед реорганизацией, разделением баланса при выделении филиала, подразделения;
• специальные случаи, утверждаемые руководством.

Количество ревизий, особенности выполнения, даты, уполномоченные сотрудники, обязательства, заполняемые акты устанавливаются дирекцией. Основой становится учетная локальная политика предприятия. Для инвентаризации привлекают уполномоченных сотрудников. Они отвечают за приемку, хранение запасов, обработку, отпуск. Привлекаемый персонал:

• кладовщики, заведующие складом;
• администраторы;
• кассиры, другие сотрудники.

Для ревизии формируется комиссия, в состав которой входят сотрудники, не являющиеся материально ответственными. Они проверяют информацию, вносимые данные, подписывают акты. Порядок действий:

• проведение инвентаризации, составление документации;
• ознакомление с результатами предыдущей ревизии, итогами, остатками по различным группам;
• оценка предпринятых мер в соответствии с прошлыми итогами;
• осмотр подсобных помещений, подвалов, других объектов, установка пломб на входы, выходы;
• проверка исправности приборов для контроля веса, других показателей;
• соблюдение сроков инвентаризации;
• получение документации, анализ, удостоверение записей.

Уполномоченные сотрудники, отвечающие за сохранность, хранение, выдачу МЦ, подписывают акты. Учитывают приход, заполнение накладных, списание, передачу в бухгалтерские службы. Одним из этапов является заполнение контрольных журналов. Сюда вносят сведения о движении средств, выдаче, получении, актуальных остатках.

Также реестры служат основанием для назначения внутренних проверок при выявлении недостач, несовпадении расчетного количества с тем, что должно быть по документации. Периодически журналы-регистраторы подлежат проверкам. Для этого приказом назначаются сотрудники, которые формируют специальную комиссию. По результатам составляется протокол, где указывают данные о несоответствиях, нарушениях, выявленных злоупотреблениях.

Содержание

Предлагаем купить книгу учета материальных ценностей, которая представляет собой вертикальный или горизонтальный блок с типовыми таблицами. На титульной странице должна присутствовать такая информация:

• формат, в соответствии с которым заполняется реестр (Приказ №52н от 30.03.15);
• код по ОКУД 0504042;
• даты открытия и закрытия;
• коды ОКПО;
• название реестра;
• наименование учреждения;
• структурное подразделение, для которого используется журнал;
• лицо, назначенное материально ответственным;
• даты ведения книги-регистратора.

Основной блок представлен несколькими таблицами. Для первой требуется указание таких сведений:

• название склада, где выполняется ревизия;
• номер стеллажа;
• порядковое обозначение ячейки;
• используемые при инвентаризации единицы измерения (точное название, код);
• цена продукта;
• полное наименование марки, сорта, профиля, размера;
• нормативы запаса.

Ниже записывают тип материалов, подлежащих контролю, код. Затем заполняют вторую таблицу:

• порядковый номер;
• дата выполнения записи;
• сведения о документации;
• информация о путях получения ценностей, получившего лица;
• количество для прихода и расхода;
• остатки;
• контроль с подписью сотрудника.

Третья таблица формы книги учета материальных ценностей используется для таких записей:

• число проверки;
• предложения, замечания, возникающие во время проверки;
• должность проверяющего сотрудника, персональная роспись.

Особенности и правила заполнения:

• все строки заполняются, пропускать графы, оставлять пустыми нельзя;
• записи делают сразу после ревизии, записывают информацию о сотруднике, проверяющем наличие материальных ценностей;
• к учету допускаются уполномоченные сотрудники;
• если строка пропущена, она указывается ниже, отмечается специальной пометкой;
• после окончания свободного места на последней странице ставятся печать, ФИО ответственного лица, подписи, дата. 

Предлагаем заказать журналы для регистрации, соответствующие установленным стандартам. У нас можно купить книги, изготавливаемые по уже готовым типовым макетам. При необходимости в содержание можно внести изменения, соответствующие внутренним правилам. Доступна оперативная печать книг с прошнуровкой, усиленными картонными переплетами. Мы отслеживаем актуальные изменения, нормативы, что позволяет предложить действующие форматы для заполнения.