Журнал приема и сдачи ключей

Журнал приема и сдачи ключей применяется для контроля доступа на территории объекта. При помощи такого реестра осуществляется проверка посещений отдельных помещений учреждения, работы системы безопасности. В книге указывают уполномоченных сотрудников, которые принимают и передают ключи от помещений, включают сигнализационные системы после того, как основной персонал покинул компанию на ночь или выходные.

Содержание

Книга относится к учетным, применяется всеми организациями, имеющими пункты пропуска, контролирующими доступ на территорию. Это бумажная документация, которая хранится н посту охраны, заполняется ответственным смены. Перед тем, как начинать новый реестр, следует прошить его, пронумеровать страницы, указать на обложке такую информацию:

• наименование регистра;
• название компании, для которой используется журнал;
• даты открытия и закрытия записей.

Внутренний блок представляет собой две стандартизированные таблица. Одна из них предназначена для заполнения сотрудником, передающим ключи:

• порядковый номер записи при передаче смены;
• дата выдачи;
• точное время;
• номер помещения;
• номер печати для опломбирования объекта;
• фамилия работника, который вскрыл комнату и получил ключи;
• персональная роспись;
• подпись начальника охранной смены, которая передает ключи.

Вторая часть – таблица для заполнения сотрудниками, которые заходят на дежурство:

• порядковый номер совершаемой записи;
• число передачи;
• время (часы и минуты);
• номер помещения;
• номера используемых печатей;
• сведения ответственных сотрудников за передачу (записывают ФИО);
• подпись охранника или начальника смены;
• роспись включившего системы сигнализации после закрытия помещений и получения ключей.

Требования заполнения

Записи в таких контрольно-учетных реестрах требуется вносить при каждой пересменке и передаче ключей, нельзя пропускать столбцы и строки, вносить сведения позже, подделывать подписи. Информация должна быть полной, достоверной, соответствующей обстановке на посту или в помещении на момент закрытия, передачи смены. В журнале должны отсутствовать:

• пропущенные, пустые ячейки;
• строки, заполненные «задними» числами или заполненные заранее;
• многочисленные перечёркивания уже выполненных записей, помарки, исправления;
• внесение данных сотрудниками, которые не имеют права получать ключи, делать записи.

После окончания свободного места на задней странице реестра ставятся записи о количестве заполненных страниц, число передачи реестра в архив организации. Сроки хранения для такой документации устанавливаются в приказе руководство, но обычно – 45 лет и больше. Дополнительно информация может быть переведена в цифровой вид. 

Предлагаем купить книгу приема и сдачи ключей при пересменке с опечатыванием помещений. По запросу доступны нумерация страниц, прошнуровка, установка контрольной пломбы на последней странице. Также при изготовлении добавляются дополнительные листы, изменяются макет, используются твердая обложка или с ламинацией.