Книга приема и выдачи специальных средств

Книга приема и выдачи специальных средств применяется органами внутренних дел. Такой журнал относится к учетно-контрольным, это локальная документация, которая применяется для фиксации выдачи и получения сотрудниками спецсредств, требуемых для исполнения служебных обязанностей. Ведение реестров этого типа регламентируется Инструкцией в Пр. № 447 от 19.06.2006 (приложение № 7).

Особенности заполнения

Контрольный журнал для учета выдачи и получения работниками специальных средств выполнен в виде книги с типовыми шаблонами для записей. Перед тем, как начать заполнение, требуется выполнить подготовку:

• заполнить титульный лист, внести информацию для обложки;
• пронумеровать листы внутреннего блока, куда будут вносится записи;
• прошнуровать страницы в 2-3 прокола, выведя концы шнура на последнем листе (для скрепления используется специальная наклейка).

Предлагаем к заказу уже готовые журналы, которые имеют пломбы с прошивкой, нумерацию, нанесенную типографским способом. Это облегчает заполнение, позволяет исключить ошибки на этапе заполнения. Для титульного листа реестра и обложки указываются такие сведения:

• приложение, Приказ, в соответствии с которыми осуществляется заполнение регистра;
• наименование журнала;
• название учреждения или отдела службы безопасности, для которого осуществляется контроль;
• числа начала и окончания записей.

Внутренний блок книги учета представляет собой скрепленные пронумерованные листы с шаблонными таблицами для заполнения. Всего требуется внести сведения в шесть столбцов:

• дата, точное время, когда сотруднику были выданы спецсредства (все номера идут подряд – от меньшего числа к большему);
• сведения о сотруднике, получившем инвентарь (полные ФИО);
• указание, какие именно спецсредства были получены;
• данные о количестве, в отдельной графе сотрудник расписывается;
• число, время, когда работник учреждения сдал специальные средства;
• информация о том, сколько единиц было принято, в отдельном столбце ставится роспись принимающего;
• дополнительные примечания.

Записи требуется вносить при каждой процедуре передачи, нельзя пропускать сведения, указывать их задним числом. Информация относится к строгой отчетности, она должна быть достоверной, точной, соответствующей обстановке на момент передачи смены. В журнале должны отсутствовать:

• пропущенные, пустые строки, столбы;
• сведения, заполненные наперёд, «задними» числами;
• недостоверные данные;
• многочисленные помарки, а также исправления;
• внесение данных сотрудниками, которые не уполномочены делать такие записи. 

После окончания свободного места журнал контроля закрывается, на задней странице книги ставятся записи о количестве заполненных страниц, число передачи такого реестра в архив организации. Сроки хранения устанавливаются в приказе руководство, находится документация в учреждении, где доступ к ней ограничивается. Взамен открывается новый регистр, в котором продолжают делать записи.