Журнал въезда и выезда транспорта

Специальный журнал регистрации въезда и выезда транспортного средства используется для контроля выпуска авто на смену. Такая документация относится к обязательной, заполняется перед каждым выездом из гаража и возвращением. Используется для статистики загрузки автопарка, повышения производительности, в других целях.

Назначение

Такой документ относится к локальному внутреннему, он необходим для статистики, контроля передвижного автопарка, выполнения производственных задач. Реестр не относится к обязательным, но его присутствие рекомендовано. Порядок заполнения и форма оставляются на усмотрение предприятия. Это отличает книгу от документа контроля технического состояния, которая требуется на всех предприятиях, имеющих собственные автомобили, что отвечает Приказу Минтранспорта от 08.08.18 № 296.

Применение формуляра позволяет фиксировать такие сведения:

• факт нахождения или выезда транспортной единицы с территории гаража;
• точное время убытия или въезда;
• основания для выхода в рейс, цели или перевозимые грузы;
• состав экипажа.

Нормативов, которые бы диктовали содержание, нет. Организации разрабатывают такие формы самостоятельно или используют уже готовые. Регистрировать их нигде не нужно, но для ведения выпускается отдельный Приказ. Ведение документации позволяет оптимизировать финансовые затраты на транспортный парк, планировать модернизацию, закупку или сокращение количества единиц, вести подробный учет арендованных ТС. Также при помощи таких регистров проводится мониторинг соблюдения режима работы и отдыха сотрудников, что важно для обеспечения безопасности движения.

Нормативы

Используемая учетная форма отвечает нормативам внутреннего мониторинга. Но в обязательном перечне ее нет, такие акты, как ст. 172 НК и ст. 189 ТК их не упоминают. Поэтому нельзя путать данный бланк с журналом техосмотра и контроля технического состояния, который относится к обязательным на предприятиях с любыми ОКВЭД и при наличии транспорта на балансе.

Но при ведении учитываются нормативы, указанные в Пр. Минтранспорта № 296 и ФЗ № 196. Их действие распространяется на транспортные единицы предприятий, используемых в следующих целях:

• для внутренних нужд учреждения, включая перевозку персонала, посылок, товаров, сырья;
• для предоставления грузопассажирских услуг, включая внутригородские, междугородние и другие регулярные и периодические перевозки, почтовую, курьерскую доставку;
• для проведения обслуживающих работ (для коммунального хозяйства, строительных компаний, организаций, предлагающих аренду спецтранспорта, легковых и других автомобилей).

Содержание и сведения

На предприятиях, имеющих собственные парки транспортных средств, контроль выезда и возвращения осуществляется такими службами:

• охрана;
• контрольно-пропускные пункты;
• специальные отделы транспортных цехов и другие.

Для контроля используются два формата документов:

• цифровой;
• время и даты выезда, возвращения транспорта;
• марка, модель, госномера авто;
• персональная информация о водителе, который выходит на линию;
• цели (грузовые, пассажирские перевозки, другое);
• ответственные работники, выпускающие ТС на линию.

бумажный, то есть классический журнал учета выезда транспортных средств.

Вторая форма более распространена из-за удобства. Ответственные работники имеют возможность быстро и в любое удобное время заполнить формуляр, не теряя времени. Сведения потом могут переноситься в электронный формат, что больше подходит для работы отделов статистики.

Такие книги представляют собой сборник из бланков с унифицированными шаблонами. На титульном листе указываются данные о предприятии, реестр перед ведением прошивают, концы шнура скрепляют пломбой. Вырывать или добавлять страницы после этого уже нельзя. При необходимости макет меняют, добавляют требуемые сведения, если это важно для внутренней отчетности организации и соблюдения техники безопасности.

Обязательными данными выступают:

Формуляр входит в комплект документации одновременно с учетными книгами по техническому состоянию, проводимым ТО и ремонту, прохождению медосмотра перед сменой и другими.

Структура, порядок заполнения

Заполняя журнал регистрации транспортных средств, надо учитывать определенные правила. Это касается своевременности и полноты вносимой информации, отсутствия помарок, исправлений и других ошибок. Также надо учитывать, что законодательно закрепленной формы нет, компании могут выбирать формат для заполнения в зависимости от деятельности, контроля отдельных показателей.

Общим является формуляр с такой таблицей:

• в шапке указывается наименование предприятия, дата окончания записей;
• число/месяц/год;
• марка транспортного средства, госномер;
• фамилия, инициалы водителя;
• время, когда сотрудник вышел на линию;
• показания, снимаемые со спидометра до начала рейса;
• техническое состояние автомобиля;
• возвращение в гараж со смены или рейса;
• данные о пробеге на конец дня;
• техсостояние при возвращении.

Второй распространенный вариант предусматривает ведение двух таблиц – одна для сведений при выезде на маршрут, вторая для возвращения.

Таблица №1:

• число, месяц и год записи;
• точное время, когда транспорт покинул территорию предприятия (по выписанному пропуску и факту);
• информация о ТС, включая номер и ФИО сотрудника;
• документы, необходимые для выезда из гаража;
• наименование, тип категория груза (количество мест для пассажиров);
• данные сотрудника охранной службы, который пропустил ТС.

Таблица №2:

• порядковый номер записи;
• дата возвращения, точное время;
• марка, госномер авто и данные о водителе;
• документы, которые являются основанием на выход в рейс;
• название, тип доставленного груза (для пассажирских перевозок надо использовать графы с количеством мест);
• сведения о сотруднике охраны, который пропустил транспорт при выезде со стоянки или гаража.

При ведении журнала выхода и возвращения транспортных средств надо соблюдать такие требования:

• информация в реестр вносится регулярно, в соответствии с установленными внутренними правилами на предприятии
• записи должны быть достоверными, допускается использование общепринятых сокращений;
• количество исправлений – минимальное, для заполнения используются синие, черные, фиолетовые чернила;
• каждая запись заносится по факту, заполнять книги заранее или задним числом запрещено.

Хранить заполненные реестры надо на предприятии. Сроки устанавливаются приказов руководителя, после окончания этого времени они списываются и подлежат утилизации. При необходимости все формуляры оцифровываются, что облегчает хранение и сокращает время на обработку информации.

Качество печати в нашей типографии

«Мастер Бланк» предлагает выпуск бумажных регистров и прочей корпоративно-учетной документации. Мы работаем с качественными расходными материалами. Применяем плотную бумагу, пигментные краски, которые не растекаются и обеспечивают четкие отпечатки. Обложки производятся из картона и других материалов, корешки надежно скрепляются. Доступны дополнительные услуги по запросу.

О нашей типографии

Предлагаем изготовление журналов выезда транспортных средств, соответствующих действующим нормам. Это широкий ассортимент полиграфии для компаний с собственным автопарком, работающих в области пассажирских, грузовых и других перевозок, логистики, сельского хозяйства. Чтобы заказать продукцию «Мастер Бланк», оставляйте заявку по тел. 8 (812) 903-76-78, 8 (911)101-29-30. Запросы на расчеты или собственные шаблоны для печати направляйте на master9037678@yandex.ru.