Журнал выдачи ключей

Журнал выдачи ключей используется для фиксации передачи, контроля доступа к складским помещениям, цехам, лабораториям, офисам, другим помещениям. В реестре осуществляется фиксация факта передачи ключей между сотрудниками разных смен. Это подтверждает, что объект был проверен, передача ключей подтверждена личными росписями. Такие книги ведут на предприятиях в различных отраслях промышленности.

Особенности

Контрольно-учетный журнал выдачи ключей от помещений входит в состав локальной документации, используемой отделами охраны предприятия. Это горизонтальный или вертикальный блок со страницами, содержащими шаблонные таблицы для заполнения. Минимальный объем – 20 листов, по запросу доступно изготовление реестра с большим объемом. На обложке перед началом ведения обязательно указывается такая информация:

• название книги для регистрации данных;
• даты начала записей в книге, окончания (применяется стандартный формат число, месяц, год).

Внутренний блок – унифицированные таблицы для внесения данных уполномоченными сотрудниками. Сведения требуется записывать сразу после проведения проверки помещений и передачи ключей. У нас можно купить журнал выдачи ключей, которые уже подготовлены к работе. Они прошиты, пронумерованы, могут иметь названия, нанесенные типографским способом.

Содержание журнала:

• число передачи;
• точное время, когда новая смена получила ключи;
• наименование комнаты, склада, цеха, от которых получены средства доступа;
• сведения о работнике, который получил на руки ключи (записывают полные ФИО);
• персональная роспись, подтверждающая передачу и получение;
• точное время, кода ключи были возвращены;
• подпись выдающего;
• специальные примечания, включая название учреждения, номер телефона, используемого для связи при необходимости.

Записи в книге выполняют по порядку, пропусков данных быть не должно. Сведения подлежат периодической проверке представителями ревизионных комиссий, связанных с хранением и обращением с ключами или другими средствами доступа к производственным, офисным, складским помещениям. После окончания записей регистры подлежит опечатыванию, последующей передаче в архив, где хранится в течение срока, установленного в приказе руководителя.

При заполнении требуется выполнять ряд требований. Вести книгу могут только уполномоченные сотрудники охраны, что указывается в распоряжении руководителя. Хранится документация на посту, доступ к ней ограничен. Записи делают сразу после передачи, нельзя оставлять графы пустыми. Также нежелательным является исправление, помарки, перечеркивания уже выполненных ранее фиксаций. 

Предлагаем изготовление журналов учета выдачи ключей для отделов охраны по типовым или персональным макетам. Доступен выбор картона и бумаги для реестров, печать с нумерацией страниц, прошивка и пломбирование реестра. Помогает в подборе внутренней документации для предприятий различной формы собственности, консультируем Заказчика.